آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چقدر از زمان گران‌بهای انبارداران و پرسنل شما صرف “جستجو” و “پیدا کردن” کالاها میشود؟ در محیط پرشتاب لجستیک امروز، زمان معادل پول است و هر تأخیری در فرآیند چیدن (Picking) یا قرار دادن (Putaway) کالا، مستقیماً به کاهش سودآوری و نارضایتی مشتری منجر میشود. بسیاری از انبارها هنوز هم با تکیه بر حافظه فردی کارکنان یا سیستم‌های کاغذی قدیمی، تلاش می‌کنند تا هزاران یا حتی میلیون‌ها قلم کالا را ردیابی کنند. اما حقیقت این است که بدون یک سیستم آدرس‌دهی دقیق و استاندارد، انبار شما در آستانه هرج و مرج و خطای انسانی قرار دارد. راه‌حل این چالش، نه یک نرم‌افزار گران‌قیمت، بلکه یک زیرساخت ساده اما حیاتی است: شماره گذاری قفسه های انبار. در این مقاله، ما به شما نشان می‌دهیم که چگونه یک سیستم شماره‌گذاری اصولی می‌تواند انبار شما را از یک هزارتوی گیج‌کننده به یک مرکز عملیاتی فوق‌العاده کارآمد تبدیل کند.
شماره گذاری قفسه های انبار چیست؟
انبار از بخش های بسیار مهم در کارخانجات، واحدهای تولیدی و صنعتی و فروشگاه ها و غیره می باشد. چون تعداد زیادی از اقلام در انواع مختلف در این محیط ها ذخیره و نگهداری میشود. برای ایجاد نظم و رعایت اصول ایمنی، از سیستم قفسه بندی انبار که دارای چندین طبقه و ردیف های متعدد هستند استفاده میشود. شماره گذاری قفسه های انبار به مجموعه ای از فعالیت ها گفته میشود که هدف در آنها ایجاد کد اختصاصی و منحصر به فرد به هر کالا می باشد. این کد نوعی آدرس دهی در انبار بوده و با مشاهده آن می توان ردیف قفسه و طبقه و غیره را براحتی و در کمترین زمان جستجو و به کالای مورد نظر دسترسی پیدا کرد.
شماره گذاری یا کدگذاری قفسه های انبار در واقع به هر کالا شناسه منحصر به فرد اختصاص می دهد. برای این منظور روش های متعددی ارائه شده که بر ااسس نوع قفسه ها و سایر شرایط محیط می توان آنها را انتخاب کرد.
مزایای کدگذاری قفسه های انبار
قبل از بررسی و معرفی روش های شماره گذاری قفسه های انبار، لازم است به دلایل کدگذاری اشاره داشته باشیم.
پیاده‌سازی یک سیستم منطقی برای شماره گذاری قفسه های انبار منافعی بسیار فراتر از نظم بخشیدن به ظاهر انبار دارد. مهم‌ترین مزیت، افزایش دقت موجودی است؛ وقتی هر کالا یک آدرس دقیق دارد، احتمال خطا در هنگام ثبت ورود و خروج به حداقل می‌رسد و میزان مغایرت بین موجودی فیزیکی و موجودی سیستمی به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. دومین مزیت اصلی، افزایش چشمگیر سرعت عملیات است. کارمندان جدید تنها با چند ساعت آموزش می‌توانند کالاها را با کمترین زمان تلف‌شده پیدا کنند یا در محل صحیح قرار دهند. کاهش زمان جستجو، مستقیماً به کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش توان عملیاتی انبار منجر میشود که در محیط رقابتی امروز یک مزیت بزرگ محسوب میشود.
بهبود کارایی فرآیند چیدن (Picking) کالا
بخش قابل توجهی از زمان عملیاتی انبار صرف فرآیند چیدن کالا میشود. با یک سیستم شماره گذاری قفسه های انبار کارآمد، می‌توان مسیرهای چیدن کالا را به صورت بهینه و کوتاه‌ترین حالت ممکن طراحی کرد. سیستم‌های مدیریت انبار (WMS) می‌توانند با استفاده از این آدرس‌های دقیق، دستورات چیدن را به گونه‌ای صادر کنند که اپراتور کمترین مسافت را طی کند و کالاهای مورد نیاز را در یک مسیر خطی و بدون بازگشت‌های غیرضروری جمع‌آوری نماید. این بهینه‌سازی مسیر، به معنای پردازش سفارشات بیشتر در هر شیفت کاری است و تأثیر مستقیمی بر رضایت مشتری و سرعت تحویل دارد.
تسهیل فرآیند کنترل موجودی و انبارگردانی
یکی از سخت‌ترین و پرهزینه‌ترین فرآیندهای انبار، انبارگردانی (شمارش فیزیکی موجودی) است. با استفاده از شماره گذاری قفسه های انبار، می‌توان انبارگردانی چرخه‌ای (Cycle Counting) را به راحتی پیاده‌سازی کرد. در این روش، به جای تعطیل کردن کل انبار برای شمارش، می‌توان هر روز بخش کوچکی از انبار را بر اساس آدرس‌های مشخص شده، شمارش کرد. این کار نه تنها دقت موجودی را به صورت روزانه بالا می‌برد، بلکه نیاز به انبارگردانی سالانه کامل و پرهزینه را از بین می‌برد و عملیات را بدون توقف نگه می‌دارد.
بیشتر بخوانید: اصول چیدمان قفسه های رنگ و ابزار
روش های کدگذاری و شماره گذاری قفسه های انبار
روش های کدگذاری و شماره گذاری قفسه های انبار تنوع زیادی داشته و هر یک دارای مزایا و محدودیت های خاصی هستند. بر اساس تعداد کالای موجود در انبار، میزان کالای ورودی و خروجی از انبار و همچنین تعداد و نوع قفسه ها می توان روش مناسب را انتخاب کرد. بر همین اساس از کاربردی ترین روش های کدگذاری کالا و محصولات در انبار می توان به گزینه های زیر اشاره کرد:
1- روش کدگذاری با اعداد ترتیبی
استفاده از اعداد و ارقام ترتیبی ساده ترین روش کدینگ کالا در انبارهای کوچک می باشد. در این روش به هر قفسه و ردیف های آن اعدادی اختصاص داده شده و بر همین اساس می توان به کالا دسترسی داشت. به عنوان مثال می توان قفسه ها را در ردیف های مختلف با اعداد زوج و فرد شماره گذاری نمود. سپس هر یک از ردیف ها و کالاهای موجود در آنها نیز مجدد باید با اعداد منحصر به فرد شماره گذاری شوند. روش کد گذاری با اعداد ترتیبی در انبارهای بزرگ با قفسه بندی پالت راک و نمونه های مشابه که تعداد طبقات زیادی دارند کاربرد ندارد.
2- روش شماره گذاری قفسه های انبار با حروف
از دیگر روش های کاربردی برای شماره گذاری قفسه های انبار می توان به استفاده از حروف اشاره کرد. این روش نیز برای انبارهای کوچک مورد استفاده قرار میگیرد. بای کدگذاری با حروف به ترتیب قفسه های موجود در انبار از یک سمت با حروف انگلیسی کدگذاری میشوند. برای کدگذاری ردیف و کالاها در این روش محدودیت وجود دارد و تنها برای تعداد اندکی کالا در هر ردیف می توان از این شیوه استفاده نمود.
3- روش کدگذاری با حروف الفبا و اعداد
از رایج ترین روش های شماره گذاری قفسه های انبار می توان به استفاده از اعداد و حروف در کنار هم به صورت ترکیبی اشاره کرد. این روش بیشتر در انبارهای بزرگ با تعداد زیاد قفسه های چند طبقه کاربرد دارد و بر اساس شرایط انبار ممکن است فرمول و رابطه خاصی برای این منظور استفاده شود. به عنوان مثال ممکن است شماره گذاری بر این اساس باشد: شماره راهرو- شماره قفسه- شماره طبقه- شماره ردیف داخلی
بعد از مشخص شدن رابطه، برای هر یک تعیین می گردد که از اعداد باید استفاده شود یا حروف.
4- شماره گذاری قفسه های انبار به روش نیمونیک
همان طور که اشاره شد، روش کدگذاری قفسه های انبار بر اساس تعداد قفسه ها و کالاها تعیین می گردد. به عنوان مثال، اگر در انبار تعداد کمی قفسه و کالا موجود می باشد می توانید از روش نیمونیک برای شماره گذاری استفاده کنید. روش نیمونیک به روشی گفته میشود که در آن حرف اول اسم کالا به عنوان کد در نظر گرفته شده و علامت نهایی کالا نوعی حروف اختصاری محسوب میشود. این روش به دلیل پیچیدگی های زیادی که دارد، برای انبارهای بزرگ مورد استفاده قرار نمیگیرد.
5- کدگذاری اعشاری یا دیوئی
اگر قصد استفاده از حروف یا اعداد به صورت مجزا برای شماره گذاری قفسه های انبار را دارید، می توانید با اعشار معنا و مفهوم بهتری را به آنها اختصاص دهید. با استفاده از روش کدگذاری اعشاری یا دیوئی، می توانید قفسه ها و ردیف و طبقه و کالای موجود در آن را علامت گذاری کنید. به عنوان مثال 2/3/4/5/65 می تواند به معنای، ردیف 2، ستون 3، طبقه 4، ردیف داخلی 5 ، کالای شماره 65 باشد.
6- شماره گذاری مخفی قفسه های انبار
در برخی از انبارها که از نظر امنیتی در سطح بالایی قرار دارند، از شماره گذاری مخفی استفاده میشود. این شیوه هر یک از حروف و اعداد و اشکال دارای معنا و مفوهوم خاصی بوده که توسط مدیریت انبار تعیین می گردد. بعد از اختصاص دادن معنا و مفهوم به هر یک از اشکال و اعداد و حروف، لازم است به کارکنان نیز آموزش داده شود تا در حمل و چیدمان و جا به جایی کالاها با مشکل مواجه نشوند.
7- شماره گذاری ویژه قفسه انبار
در روش کدگذاری ویژه لازم است ابتدا بررسی های زیادی در انبار انجام شود و بر همین اساس کالاها دسته بندی گردند. بعد از تعیین گروه اصلی کالاها بر اساس جنس، گروه های فرعی آنها تعیین شده و در نهایت کالاهای هر یک از گروه های فرعی شماره گذاری میشوند.
8- شماره گذاری با بارکد
از بهترین و دقیق ترین روش ها برای شماره گذاری قفسه های انبار می توان به استفاده از بارکد اشاره کرد. با اختصاص دادن بارکد به کالاها در کمترین زمان ممکن دستگاه اطلاعات دقیقی از آنها ارائه داده و می توانید به کالای مورد نظر دسترسی داشته باشید.
روش شماره گذاری کارت قفسه انبار
بر روی بدنه قفسه های انبار کارت های مخصوصی درج میشود که حاوی اطلاعات متعددی است. اطلاعات درج شده بر روی این کارت ها نه تنها مشخص کننده شماره ردیف و طبقه و کالا است، بلکه اطلاعات دیگری از قبیل تعداد موجودی، حداقل و حداکثر تعداد کالا در آن قفسه و جنس و سایر ویژگی های مهم کالاها درج میشود.
بیشتر بخوانید: استانداردهای قفسه بندی انبار کدام اند؟
عناصر اصلی یک سیستم شماره گذاری مؤثر
برای ایجاد یک سیستم شماره گذاری قفسه های انبار که واقعاً کارآمد باشد، باید منطق پشت کدگذاری به درستی تعریف شود و با ساختار فیزیکی انبار مطابقت داشته باشد. یک ساختار آدرس‌دهی مؤثر معمولاً شامل حروف و اعداد به صورت ترکیبی است تا هم خوانایی آسان داشته باشد و هم قابلیت پوشش‌دهی تعداد زیادی محل ذخیره‌سازی را داشته باشد.
تعریف منطقی ناحیه و راهرو
اولین و مهم‌ترین جزء کد آدرس، تعریف ناحیه (Zone) و راهرو (Aisle) است. ناحیه‌بندی می‌تواند بر اساس نوع کالا (مثلاً کالاهای سریع‌الگردش، کالاهای خطرناک یا کالاهای بزرگ) یا بر اساس نوع قفسه‌بندی (مانند قفسه‌های راک پالت یا قفسه‌های مدولار) انجام شود. راهروها باید با یک عدد یا حرف مشخص شوند و معمولاً از یک سمت انبار (مانند درب ورودی) شروع به شماره‌گذاری میشوند. برای خوانایی بهتر، اغلب راهروها با استفاده از اعداد فرد در یک سمت و اعداد زوج در سمت دیگر مشخص میشوند تا توالی منطقی حفظ شود.
کدگذاری دقیق قفسه و سطح
پس از تعریف راهرو، جزء بعدی کد آدرس، تعیین قفسه یا ستون (Bay) و سپس سطح (Level) است. قفسه‌ها در طول راهرو معمولاً به صورت متوالی شماره‌گذاری میشوند. برای سطوح، اغلب از حروف انگلیسی یا اعداد (مثلاً از A برای سطح زمین شروع شده تا D برای بالاترین طبقه) استفاده میشود. استفاده از کدگذاری سلسله‌مراتبی مانند “Z1-A05-B-03” که نشان‌دهنده (ناحیه ۱ – راهرو ۰۵ – قفسه B – سطح ۰۳) است، به کارکنان این امکان را می‌دهد که با سرعت و دقت هر مکان را شناسایی کنند و این سادگی ساختاری، احتمال خطای انسانی را به حداقل می‌رساند.
بهترین روش شماره گذاری قفسه های انبار چیست؟
بر اساس آنچه در طول متن به آن اشاره شد، حال می توان به این سوال پاسخ داد. بهترین روش شماره گذاری قفسه های انبار روشی می باشد که با تعداد کالاها، نوع قفسه و تعداد طبقات آنها، تعداد قفسه ها، تجهیزات موجود در انبار و سیستم های نرم افزاری آن تناسب داشته باشد. به همین دلیل در برخی از انبارها روش های کدینگ اعداد و حروف کاربرد داشته و در برخی باید از روش های اعشاری یا مخفی و نمونیک استفاده کرد.
پیاده‌سازی و نگهداری سیستم شماره گذاری قفسه های انبار
پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز شماره گذاری قفسه های انبار نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از مواد با دوام است. برای نصب این برچسب‌ها باید از مواد مقاوم در برابر سایش، گرد و غبار، مواد شیمیایی و تغییرات دما استفاده شود. برچسب‌ها باید دارای کنتراست رنگی بالا و اندازه فونت مناسب باشند تا از فواصل دور نیز خوانا باشند. همچنین، استفاده از بارکدهای با کیفیت و قابل اسکن بالا در کنار کدهای الفبایی، فرآیند ورود و خروج کالا را برای اپراتورهای دارای اسکنر دستی بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند. پس از نصب، حفظ و نگهداری این سیستم ضروری است؛ برچسب‌های آسیب‌دیده یا مفقود شده باید بلافاصله جایگزین شوند تا سیستم آدرس‌دهی انبار همیشه دقیق و قابل اعتماد باقی بماند.
سخن پایانی
شماره گذاری قفسه های انبار یک سرمایه‌گذاری پایه و زیربنایی است که بدون آن، هیچ سیستم مدیریتی هوشمندی نمی‌تواند به کارایی حداکثری دست یابد. این فرآیند ساده، اولین گام در تبدیل یک انبار سنتی به یک مرکز توزیع مدرن و کارآمد است. با پیاده‌سازی یک سیستم آدرس‌دهی دقیق و منطقی، شما نه تنها به موجودی‌های گمشده خود آدرس می‌دهید، بلکه کارایی عملیاتی را افزایش می‌دهید و خطاها را کاهش می‌دهید. در نهایت، این سادگی و دقت ساختاری، به شما کمک می‌کند تا سفارشات را سریع‌تر تحویل دهید و حاشیه سود خود را در صنعت پرتلاطم لجستیک حفظ کنید. پس، قبل از هر سرمایه‌گذاری بزرگ، مطمئن شوید که زیربنای آدرس‌دهی انبار شما به درستی بنا شده است.
